À propos

(ART. 13 DES STATUTS DE L’AECSE : Un règlement intérieur est établi par le conseil d’administration).

I) Modalités de vote lors de l’Assemblée Générale

Tous les membres présents lors de l’Assemblée Générale (AG), à jour de leur cotisation, peuvent voter. Le vote par procuration est possible. Nul ne peut détenir plus de deux procurations.

Tous les trois ans lors du renouvellement du Conseil d’Administration (CA) ou lorsqu’un poste d’administrateur·trice est vacant, le·s candidat·e·s au CA peuvent se faire connaître en rédigeant une lettre d’intention dans laquelle il·s/elle·s précise·nt de quelle manière il·s/elle·s entend·ent s’investir dans l’administration de l’association.

Cette lettre d’intention est transmise au CA sortant huit jours avant la tenue de l’AG annuelle, afin qu’elle puisse être rendue publique à ses membres sur le site de l’AECSE. Aucune candidature à la fonction de membre du CA de l’AECSE ne sera prise en compte passée ce délai.

Le jour de l’AG, le/la candidat·e pourra, s’il/elle le souhaite, présenter publiquement sa déclaration d’intention aux membres de l’AECSE à la condition qu’il/elle en ait indiqué le souhait au secrétaire en charge de l’organisation de l’AG au moins 48 heures à l’avance.

II) Définition des fonctions des membres du bureau

Président·e et Vice-président·e :

En concertation avec le bureau,

Il/Elle représente l’Association dans tous les actes de la vie civile. En cette qualité, il/elle peut donc signer les contrats au nom de l'Association.

Il/Elle représente l’Association auprès de tout partenaire ou interlocuteur·trice, notamment auprès des autres associations nationales et internationales, des pouvoirs publics.

Il/Elle assure, dans la mesure de ses disponibilités, les ouvertures (ou clôtures) institutionnelles des manifestations scientifiques dont l’Association est partenaire. Il/Elle impulse les orientations stratégiques de l’Association et est le/la garant·e du projet associatif.

Il/Elle préside les CA et les AG de l’Association.

Secrétaire :

En concertation avec le bureau, il/elle prépare les ordres du jour des CA et des AG. Il/Elle en assure les comptes rendus, notamment en notant les décisions prises. Il/Elle diffuse ces documents auprès des membres du CA.

Il/Elle prépare et diffuse, sur la liste AECSE, les flyers annonçant les Samedis de l’association.

Il/Elle effectue les démarches relatives aux réservations de salles pour le CA et pour les Samedis.

Il/Elle assure les formalités de déclaration en préfecture, en cas de changement des membres du bureau ou de siège social.

Il/Elle rédige les courriers ou courriels internes (par exemple, les attestations de présence) et externes.

Il/Elle répond aux courriels envoyés à l’association, si besoin en consultant d’autres administrateurs·trices au préalable.

Trésorier·ère :

Il/Elle recueille les adhésions et tient à jour le fichier des adhérent·e.s. Il/Elle vérifie qu’un nouveau ou une nouvelle adhérent·e s’inscrit bien sur le site (il/elle l’aide au besoin) et il/elle valide son adhésion. Il/Elle fait de même s’agissant des réadhésions.

Chaque début d’année universitaire, il/elle adresse un mail de réadhésion aux ancien·ne·s adhérent·e·s. Il/Elle peut procéder à des relances en cours d’année.

Sur justificatif, il/elle procède par virement aux remboursements des frais engagés par les administrateur·trices lorsqu’ils/elles participent au CA, ou les collègues invité·e·s lors des Samedis de l’association. A la date du 5 janvier 2018, les plafonds de remboursement sont les suivants : 100 euros pour l’hébergement, 20 euros par repas.

III) Définition des fonctions des membres du Conseil d’administration

Les membres du CA :

• Participent aux AG durant le mandat et, à ce titre, contribuent à fixer les orientations de l’association ;
• Participent aux CA durant le mandat et, à ce titre, contribuent à fixer le programme des activités de l’association (projets/chantiers) ;
• Participent aux projets/chantiers portés par l’association durant le mandat, conformément aux orientations établies en AG et au programme des activités définies en CA ;
• Participent à l’organisation de samedis de l’AECSE pour lesquels ils/elles se sont proposée·s en lien avec des projets/chantiers qu’ils/elles ont initiés au nom de l’association durant le mandat.

IV) Définition des fonctions des adhérente·s 

Les adhérent·e·s de l’association :

• Sont convoquée·s à l’AG annuelle et contribuent à fixer les orientations de l’association ;
• Sont invitée·s à l’ensemble des activités publiques de l’association ;
• Peuvent proposer, sur la base de leur expertise, des projets/chantiers au même titre que les membres du CA. A ce titre, ils/elles sont invitée·s à venir exposer le résultat de leurs travaux lors de l’AG ;
• Bénéficient de droits d’inscription réduits pour participer aux manifestations scientifiques organisées à titre principal, co-organisées, ou soutenues par l’association.

V) Sanctions

A compter de trois absences consécutives d'un membre aux réunions du CA, l’AG peut être saisie, après consultation du CA, par le/la Président.e d’une demande de radiation à son encontre.

L’AG est souveraine et donc seule décisionnaire. Elle donne suite ou non à la proposition de radiation. Un vote à la majorité des membres présent·e·s et représenté·e·s est nécessaire pour acter de la radiation.

La procédure est la même en cas de faute grave (communication d’informations issues des débats internes au CA) commise par l'un des membres du CA.

Le/La Président·e est passible des mêmes sanctions. Si deux tiers des membres du CA en formulent la demande écrite et motivée, le/la secrétaire de l’association saisit l'AG d’une demande de radiation à son encontre.

L’AG est, ici aussi, souveraine et donc seule décisionnaire. Elle donne suite ou non à la proposition de radiation. Un vote à la majorité des membres présent·e·s et représenté·e·s est nécessaire pour acter de la radiation.